Primeiramente é preciso estabelecer que para ser produtivo é necessário estabelecer prioridades. A relação entre produtividade e prioridade é mais profunda do que parece.
Pessoas competentes e de alto rendimento já descobriram que por muitas vezes as tarefas serão muitas, porém o tempo, curto.
Aí que entra o famigerado gerenciamento de tempo.
As demandas surgem a cada momento e alguém sempre pedirá algo com mais urgência.
Portanto, se você não souber ordenar o que realmente é importante, é possível que demore mais tempo do que o ideal para executar que tarefas, deixando de lado seus resultados.
A gestão do tempo e a produtividade devem andar juntas, porque ser produtivo não tem nada a ver com o número de horas trabalhadas, mas justamente nos resultados gerados nestas horas.
Às vezes, duas horas extras com foco total no trabalho e livre de interrupções geram muito mais produtividade do que 8 horas seguidas no horário comercial.
Esse resultado reflete uma boa gestão do tempo no trabalho, mas nem sempre conseguimos tê-la e, nos perguntamos: por quê?
Uma pesquisa conduzida pela professora da Universidade da California de Irvine, Gloria Mark, revela que cada vez que a pessoa é interrompida, ela leva cerca de 20 minutos para começar a se concentrar novamente no assunto em que estava.
Para realizar a listagem e a categorização algumas técnicas e critérios podem ser utilizados.
Usados sem automação, essa lista pode partir de uma tabela de Excel ou, até mesmo, em um quadro branco, com colunas que definem em números (de 1 a 5, por exemplo) a ordem de prioridade, gravidade e urgência.
Sendo, em cada atividade uma alocação de nota e grau de importância.
Ou seja, é um recurso que permite visualizar todos os pedidos que deverão ser executados e, a partir dele, organizar por prioridades, visando que toda a equipe, grupo ou outros setores estejam alinhados.
Com ela, se torna mais prático colocar tudo o que precisa bem na sua frente e em ordem.
Ao usar essa metodologia é possível organizar melhor e priorizar todas as obrigações que devem ser entregues, centralizando o que realmente é importante.
Existem diferentes estruturas para aplicar, permitindo que, de maneira visual, seja possível separar as demandas, sejam elas manuais, sejam a partir de sistemas tecnológicos com a mesma função.
As metodologias mais conhecidas que dão origem aos softwares são:
Grandes empresas adotam esses métodos por trazerem benefícios aos diferentes setores, em especial, a quem deseja aumentar a produtividade e melhorar os resultados.
No entanto, um colaborador também pode adotar essa estratégia para as suas atividades individuais, basta ter conhecimento da metodologia.
Para ter uma melhor organização pessoal e gerenciamento do tempo, diminua o tempo perdido com as distrações como WhatsApp, redes sociais e até a leitura indiscriminada dos e-mails durante o dia inteiro.
Uma dica é desabilitar as notificações de mensagens do celular e alerta de e-mails, e reservar um ou dois momentos no seu dia para checagem de mensagens, e-mails ou mídias sociais.
Se você for um “viciado” no celular, sugiro se esforçar um pouco e mudar esse hábito, que além de prejudicar a sua organização do tempo, afeta também a sua saúde.
Para começar a semana de forma planejada, com melhor gestão de tempo e produtividade.
Tenha um momento semanal para fazer um planejamento de suas atividades da semana, analisar suas pendências, seus projetos pessoais e até profissionais engavetados.
Esse planejamento semanal poderá ser modificado, se necessário, com o decorrer da semana.
Eu, particularmente, gosto de realizar no domingo à tarde — na hora do descanso — 30 ou 40 minutos são o suficiente para ter uma boa noção das suas tarefas semanais e como organizá-las.
Partindo do pressuposto de que, durante a organização, foram alinhados todos os afazeres importantes, urgentes e aqueles que podem ficar para depois, é chegada a hora de setorizar ainda mais essas funções.
A priorização de tarefas permite separar cada atividade em pequenos objetivos, tornando possível designar aos outros membros a mesma tarefa de modo que a meta seja alcançada.
Esses propósitos podem ser listados por dia, até que se chegue ao resultado maior ao final de cada serviço ou entrega.
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