Saber como dar prioridade nas tarefas é uma excelente maneira de aumentar a produtividade, entregar mais e melhores resultados, e até de evitar retrabalho, estresse, desentendimentos entre colaboradores e desgastes físicos e mentais.

Qual gestor não precisa lidar com inúmeros assuntos durante o dia? 

Que equipe não sente que tem vários “incêndios” para apagar ao longo da jornada de trabalho? 

Pois bem, essas são situações normais (e até esperadas) em um ambiente corporativo. 

A questão é quando não se sabe lidar com elas, o que pode resultar em uma verdadeira “bola de neve” de problemas.

Por conta disso, descobrir como priorizar tarefas é tão importante para estabelecer um bom fluxo de trabalho. 

Com a metodologia certa é possível identificar mais claramente o que é importante e o que é urgente — sim, há diferença entre esses dois critérios.

Para evitar a sensação de que a pilha de afazeres só cresceu ao longo do dia, organização é essencial. 

E para conseguir se organizar, é importante entender qual é a melhor maneira de estruturar seu dia.

Para dar prioridade nas tarefas: use as matrizes.

A Matriz de Eisenhower, nomeada em homenagem ao general e ex-presidente americano Dwight Eisenhower, que pode ajudá-lo na priorização de tarefas.

A ferramenta é dividida nos seguintes quadrantes:

• Importante e urgente: ou seja, faça imediatamente.
• Importante, mas não urgente: boa para tarefas que devem ser desenvolvidas no médio ou longo prazo.
• Urgente, mas não importante: como fazer ligações, e-mails e reuniões.
• Não urgente, não importante: tarefas da lista, mas podem esperar ou serem eliminadas.

foto: pinterest

Entre as vantagens da matriz de Eisenhower estão:

• Conseguir definir de forma mais fácil e otimizada o que precisa ser realizado primeiro
• Direcionar atenção e empenho apenas nas atividades e tarefas que demandam de atendimento breve
• Diminuição do estresse e da sensação de ansiedade, comumente sentidos quando o profissional tem muitos pontos a serem resolvidos no seu dia de trabalho.

Existem ainda outros métodos para dar prioridade nas tarefas:

Matriz GUT

GUT é a sigla para gravidade, urgência e tendência. 

Assim, é possível dizer que a matriz GUT consiste em um método de priorização de tarefas que permite relacionar esses três conceitos e, com isso, definir a ordem de execução de atividades e processos.

Criada por Charles H. Kepner e Benjamin B. Tregoe, especialistas em resoluções de problemas empresariais, essa matriz de priorização atribui uma nota (de 1 a 5) a cada conceito, relacionado a cada tarefa, da seguinte forma:

• Gravidade: avalia o impacto e/ou a intensidade que uma situação pode gerar para a empresa: 
  • Pontuação 1: sem gravidade;
  • Pontuação 2: pouca gravidade;
  • Pontuação 3: grave;
  • Pontuação 4: muito grave;
  • Pontuação 5: extremamente grave.
• Urgência: relacionada ao tempo, considera questões com prazo de atendimento e a pressão para solucionar o problema:
  • Pontuação 1: é possível esperar;
  • Pontuação 2: pouco urgente;
  • Pontuação 3: apresentar urgência e requer atenção em curto prazo;
  • Pontuação 4: muito urgente;
  • Pontuação 5: exige atenção imediata.
• Tendência: ajuda a identificar se a questão a ser resolvida tende a se manter estável ou se pode evoluir para pior rapidamente:
  • Pontuação 1: nada mudará;
  • Pontuação 2: tende a piorar a longo prazo;
  • Pontuação 3: tende a piorar em médio prazo;
  • Pontuação 4: tende a piorar em curto prazo;
  • Pontuação 5: indicativo de que piorará rapidamente.

Para saber como dar prioridade nas tarefas utilizando a matriz GUT você deve:

• Listar quais problemas precisam ser resolvidos, ou quais tarefas estão aguardando para serem realizadas;
• Atribuir uma pontuação para cada critério — gravidade, urgência e tendência — considerando os três pontos de análise para cada atividade ou processo;
• Multiplicar as notas atribuídas a G, U e T e colocar como prioridade a situação que tiver a maior nota no final.

Matriz RICE

Entre as maneiras de como priorizar tarefas está o uso da matriz RICE, que é o acrônimo para as palavras Reach (alcance), Impact (impacto), Confidence (confiança) e Effort (esforço).

Trata-se de uma ferramenta mais analítica e menos intuitiva, que funciona similarmente à matriz GUT no que diz respeito a categorizar os seus critérios conforme a necessidade de priorização:

• Reach: estima o percentual de alcance de um projeto, ou atividade, em um determinado período;
• Impact: aponta o impacto da ação. Uma das maneiras de fazer isso é aplicando uma escala como essa: 
  • Pontuação 3: impacto muito grande;
  • Pontuação 2: impacto grande;
  • Pontuação 1: impacto médio;
  • Pontuação 0.5 = impacto pequeno;
  • Pontuação 0.25 = impacto mínimo.
• Confidence: critério utilizado para identificar quais projetos e tarefas requerem mais empenho, tendo como ponto de visto o entusiasmo e a confiança:
  • Pontuação 100%: alta confiança;
  • Pontuação 80%: média confiança;
  • Pontuação 50%: baixa confiança.
• Effort: estima o esforço a ser empregado por cada profissional envolvido na atividade ou projeto, considerando o tempo necessário para a sua execução. A medida usada nesse critério chama-se “pessoa-mês”, ou seja, quanto de trabalho cada membro da equipe pode realizar e entregar em um mês.

Ao priorizar o seu trabalho com clareza, você aumenta a produtividade, realiza um melhor gerenciamento do seu tempo com a confiança de poder cumprir sempre os prazos.

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Autor

Victor Peixoto

peixotos.victor@gmail.com