Se você, assim como eu, tem um trabalho focado em resultados, provavelmente gestão de tempo e produtividade são termos comuns com grande significado na sua rotina.
Enquanto a gestão do tempo reúne o conjunto de práticas para que você otimize sua relação com a agenda e os ponteiros do relógio, a produtividade vem como resultado dessa boa gestão.
Mas vamos falar sobre os principais conceitos antes das dicas:
A gestão do tempo é um processo de priorização e organização de tarefas que envolve seu planejamento e execução voltados ao melhor aproveitamento do tempo investido nelas, o que resulta em maior produtividade e eficiência.
O significado de produtividade está relacionado com a quantidade e qualidade das tarefas produzidas em um período de tempo e, os recursos que foram utilizados durante o processo de produção.
Ou seja, o conceito de produtividade está interligado com a alta performance no ambiente organizacional e a eficiência na entrega de resultados.
Afinal, não é a quantidade de horas que vai garantir suas entregas, mas a qualidade.
Neste artigo, juntamos os 16 principais fatores que podem influenciar a dinâmica do seu dia a dia, garantindo uma gestão de tempo mais eficiente e com maior produtividade.
Espero que o tempo investido aqui impulsione sua rotina para um novo padrão. Boa leitura!
Para começar a semana de forma planejada, com melhor gestão de tempo e produtividade, tenha um momento semanal para fazer um planejamento de suas atividades da semana, analisar suas pendências, seus projetos pessoais e até profissionais engavetados.
Esse planejamento semanal poderá ser modificado, se necessário, com o decorrer da semana. Eu, particularmente, gosto de fazer no domingo à noite – na hora do “Caldeirão” – 60 minutos são o suficiente para ter uma boa administração de tempo.
Tenha uma agenda. É preciso ter uma agenda na qual você consiga enxergar os compromissos do dia, da semana e até os mensais.
Use uma agenda de papel ou eletrônica, ou até uma planilha de gestão do tempo, para organizar melhor suas tarefas e o prazo que têm para concluí-las.
Existem várias ferramentas que vão ajudá-lo nisso. Eu particularmente utilizo a agenda do Google e do CRM (Bitrix24) que sincroniza com o meu celular.
Então, onde estou dá para saber rapidamente tudo o que tenho programado até o ano que vem, dos compromissos que já tenho agendado.
Dica de ouro: revise essa agenda todo dia no início da manhã ou no final do dia anterior (preferível) já veja sua programação do dia que está por vir.
Anote as pendências, para não ficar perdendo tempo pensando nelas – o que atrapalha muito a sua produtividade – e escolha um momento para resolvê-las.
Essas “pendências” ficam ocupando um espaço importante do cérebro, cansa a cabeça e consome uma energia danada.
É semelhante a um carro parado, mas ligado. Está gastando combustível sem realizar nenhum ato produtivo.
Para fazer isso – tirar as pendências da cabeça – você pode utilizar uma agenda de papel, o celular, criar um grupo no Whatsapp só com você ou ainda, um aplicativo – eu utilizo por exemplo o “NOTION”.
Por sinal, a utilização do NOTION transformou a minha produtividade e também aqui da nossa empresa, a Getpower Solar.
Essa são minhas pastas e como eu me organizo utilizando esse app:
Aumentou a produtividade em pelo menos umas 5x vezes (muitos problemas de organizar as demandas e determinar as prioridades corretas) e aumentou a qualidade das informações (saber onde buscar as informações, criar histórico…), tanto pessoais quanto da empresa.
Analise suas tarefas do dia e siga o seu planejamento.
Além disso, considere as prioridades: saiba diferenciar o que é urgente e importante, importante e não urgente, e veja se não está classificando algo como “urgente e não importante” e sair correndo ou colocando foco em algo que não deveria.
Estudos mostram que a maioria das pessoas dedicam a maior parte do seu tempo no que é “Importante e Urgente” o chamado “Fire Fighting” – ou seja, vive apagando incêndio.
Para uma boa gestão de tempo e produtividade, o ideal seria dedicar cerca de 70% naquilo que for “Importante e Não urgente”. Sinal de Planejamento, organização, produtividade e eficiência.
Outro ponto importante para a gestão de tempo e produtividade é a criação de um cronograma.
Com ele, é possível analisar seus tempos de maneira inteligente.
Você determina suas metas e prazos de realização.
Essa estratégia pode ficar ainda mais interessante quando são acrescentados pensamentos de metodologias ágeis como o Scrum, assim você pode: ter uma visão completa do que precisa entregar; entender a relação entre as tarefas e usar sistemas incrementais para o desenvolvimento dos projetos.
Além da mente, existem muitos fatores externos que podem interromper o fluxo de trabalho.
Um exercício simples é deixar o celular no silencioso e fora do alcance das mãos, além de desativar as notificações do computador no momento de trabalho. Você também pode criar códigos para que as pessoas não interrompam.
Pode ser uma porta fechada ou mesmo um post-it colado no computador para sinalizar que não é hora de conversas.
Alcançar o foco absoluto pode não ser tarefa simples, ainda assim, existem diversos métodos para manter a atenção plena, como o Pomodoro, que ajuda a manter a concentração sem precisar recorrer à práticas muito avançadas.
A técnica, aliás, foi desenvolvida no final dos anos 80 pelo italiano Francesco Cirillo, que procurava uma maneira de aumentar sua produtividade nos estudos durante os primeiros anos de universidade.
Para isso, ele utilizou um timer de cozinha para organizar suas tarefas.
Assim, seu timer tinha o formato de um tomate (pomodoro, em italiano) e girava durante 25 minutos, emitindo um barulho forte ao final desse prazo.
Nesse meio tempo, Cirillo se concentrava nas suas tarefas sem interrupções (mesmo!), mantendo-se 100% focado.
Ao final desse prazo, você pode definir uma recompensa por esse concentração dedicada.
Gerenciar seu tempo não significa apenas um planejamento individual.
Para quem trabalha em posições de liderança, é fundamental saber o melhor formato para garantir que o resultado coletivo seja eficiente.
Por isso, é importante entender a relação entre as entregas e saber delegar as tarefas para as pessoas certas, descentralizando processos que não precisam da sua intervenção pontual.
A saúde mental é vital para o equilíbrio de qualquer pessoa.
Para evitar o esgotamento e garantir maior produtividade, é preciso olhar para você.
Cuide-se, pratique atividades físicas regularmente, garanta uma alimentação mais saudável e mantenha a hidratação ingerindo líquidos.
Além disso, desenvolva um hobby e busque a harmonia entre todos os pilares da vida, incluindo aspectos sociais, espirituais e afetivos.
As metodologias ágeis podem somar além dos processos de TI e marketing (agile marketing), na medida em que podem servir como filosofia para o gerenciamento de qualquer atividade.
Em caso de trabalhos grandes, eles podem ser vistos como um projeto. Então, em vez de sentir a necessidade de entregar tudo de uma vez, quando surgir uma sobrecarga pelo volume de trabalho, é possível dividi-lo em pequenos blocos que são mais fáceis de entregar.
É comum que uma pessoa trabalhe por muitas horas e, por isso, se considere produtiva. Os famosos Workaholics.
Entretanto, para ter uma gestão de tempo que leva à alta produtividade, também é importante mensurar isso. O timesheet é um sistema que contribui para entender quanto tempo é gasto no desenvolvimento de cada tarefa. Assim, dá para entender o que está funcionando melhor para você.
Seu trabalho é produtivo ou você simplesmente carrega tudo nas costas, independentemente do que aparecer? Pega tudo que aparece pela frente e resolve? Aquela pessoa que o colega de trabalho está do lado o tempo todo pedindo ajuda?
Saber dizer não também ajuda no gerenciamento de tempo.
Entenda o que tem relação com seu trabalho e quais atividades não deveriam ser da sua atribuição. Além de delegar tarefas, aprenda a recusar a participação em projetos que vão tirar a força e o foco do seu trabalho.
Em linha com o tópico 12, tenha cuidados com os pedidos de atenção de “1 minutinho” de outras pessoas! Esses pedidos são verdadeiras ciladas para a gestão do tempo e organização do trabalho.
Esse prazo nunca é real, e pode levar 30 ou 40 preciosos minutos do tempo que você já não tinha. Organize essa conversa, olhe para a sua agenda e veja onde você tem uma brecha, que não vai atrapalhar o seu planejamento.
Quando surgir uma tarefa que vai levar um tempo curto – como passar um e-mail urgente–, faça naquela hora e já resolva a questão. Isso se chama “não procrastinar”.
Se for tomar um tempo longo, planeje. Veja quanto tempo será necessário e planeje dias ou blocos de tempo para resolver a questão. Assim você consegue a otimização do tempo!
Não deixe para depois, porque senão isso poderá virar mais um item da lista de coisas urgentes que você ainda não fez.
Ainda pensando em estratégias ágeis, outra qualidade que pode melhorar sua gestão é o modelo Sprint, fazendo um direcionamento diário e semanal.
Assim, você otimiza não só a sua produtividade, como também de toda a equipe, encontrando uma relação entre as ações de todos do time.
Com reuniões rápidas, é possível estabelecer as novas metas e apresentar tudo o que foi feito e o que precisa ser desbloqueado.
Para quem trabalha em uma startup, a realidade já é permeada por inovação, criatividade e adoção de tecnologias como diferencial competitivo.
Essa habilidade também pode ser aproveitada nos processos e questões administrativas da empresa. Por mais que a inteligência seja um diferencial para alcançar resultados mais produtivos, você pode incluir tecnologias para melhorar a performance.
Ferramentas como “Notion” podem acelerar e dar mais clareza sobre a sua gestão do tempo.
Seu dia parece ter poucas horas?
Você tenta organizar seu dia, mas parece que tudo que você faz, não dá certo?
Às vezes, você tem até vergonha de planejar, com medo de saber que você não vai seguir esse planejamento?
Mas o negócio simplesmente não tá indo pra frente?
Se sim, ÓTIMO. Porque é exatamente você que eu posso e quero ajudar.
99% das pessoas que tentam gerir melhor o tempo e ser mais produtivos passam por isso.
E só falta uma coisa pra elas: um método estruturado.
É isso que eu tenho.
